1.2.1  Direkta konsekvenser av dataskyddsförordningen

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG, nedan dataskyddsförordningen, trädde i kraft den 24 maj 2016. Dataskyddsförordningen blir direkt tillämplig i medlemsstaterna den 25 maj 2018. Genom den upphävs Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter, som har genomförts i Finland genom personuppgiftslagen.  

Justitieministeriet tillsatte i februari 2016 en arbetsgrupp för beredningen av ett lagförslag om användningen av dataskyddsförordningens handlingsutrymme och om en eventuell nationell allmän personuppgiftslag (nedan TATTI-arbetsgruppen). I sitt betänkande föreslog arbetsgruppen att personuppgiftslagen ska upphävas och att det ska föreskrivas en ny allmän lag om skyddet av personuppgifter (nedan dataskyddslagen). Den nya dataskyddslagen ska precisera och komplettera dataskyddsförordningen inom ramarna för det nationella handlingsutrymmet.  

Dataskyddsförordningen och dataskyddslagen lämpar sig väl även för behandlingen av uppgifterna i befolkningsdatasystemet och på den certifikatverksamhet i Befolkningsregistercentralen som beskrivs i befolkningsdatalagen. Den förändrade författningsmiljön, inklusive upphävandet av personuppgiftslagen, förutsätter en revidering även av befolkningsdatalagen.  

Personuppgiftslagen innehåller bestämmelser om de allmänna principerna för behandling av personuppgifter och om de allmänna och särskilda förutsättningarna för behandling. Den gällande befolkningsdatalagen har utformats så att den ska motsvara förutsättningarna och strukturen i personuppgiftslagen. Lagen innehåller ett flertal hänvisningar till personuppgiftslagen, vilka bör strykas eller ersättas med hänvisningar till dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen.  

Personuppgiftslagen innehåller också bestämmelser som fungerar som en grund för de paragrafer i befolkningsdatalagen som gäller utlämnande av uppgifter. Till den del det föreskrivs särskilt i personuppgiftslagen om den rättsliga grunden för behandlingen, ska man även bedöma hur upphävandet av den särskilda rättsliga grunden inverkar på de paragrafer som gäller utlämnande av uppgifter. Till exempel i 14—16 § i personuppgiftslagen föreskrivs det om att man under vissa förutsättningar får behandla personuppgifter för historisk eller vetenskaplig forskning, statistiska syften och myndigheters planerings- och utredningsuppgifter. I 17 och 18 § i personuppgiftslagen föreskrivs det om behandling av personuppgifter för personmatriklar eller släktforskning. I 30 och 33 § i befolkningsdatalagen hänvisas det å andra sidan till personuppgiftslagen, och enligt dem får uppgifter som behövs för dessa ändamål lämnas ut. Dessa paragrafer måste ändras så att de motsvarar bestämmelserna i dataskyddsförordningen och dataskyddslagen.  

Enligt artikel 87 i dataskyddsförordningen kan medlemsstaterna bestämma närmare om de särskilda villkor som ska gälla för behandlingen av de nationella personnumren eller av andra vedertagna sätt för identifiering. TATTI-arbetsgruppen har föreslagit att det även i dataskyddslagen liksom i 13 § i personuppgiftslagen ska föreskrivas om förutsättningarna för behandling av personbeteckningar. En annan arbetsgrupp som justitieministeriet har tillsatt föreslår att det ska föreskrivas om behandling av personuppgifter även i en lag om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten. Bestämmelserna i 43 § i befolkningsdatalagen som gäller utlämnandet av personbeteckningar behöver ses över i förhållande till de nya författningarna.  

En person har rätt att förbjuda att hans eller hennes uppgifter i befolkningsdatasystemet lämnas ut för vissa ändamål. Om denna rätt föreskrivs det i 30 § i personuppgiftslagen och i 35 § i befolkningsdatalagen. Denna rätt konkretiseras i och med de förbud mot utlämnande av personuppgifter som registreras i befolkningsdatasystemet, om vilka det föreskrivs i 13 § i befolkningsdatalagen och närmare i 18 § i förordningen om befolkningsdatasystemet. I befolkningsdatasystemet kan man anteckna förbud mot direktmarknadsföring, förbud mot utlämnande av kontaktuppgifter, förbud mot uppdatering av kundregister, förbud mot personmatrikel, förbud mot släktforskning samt spärrmarkeringar. Bestämmelserna om dessa förbud ska ses över till de delar grunderna för dem ingår i personuppgiftslagen. 

1.2.2  Dataskyddsförordningen och gemensamt personuppgiftsansvar

Enligt personuppgiftslagen avses med registeransvarig en eller flera personer, sammanslutningar, inrättningar eller stiftelser för vilkas bruk ett personregister inrättas och vilka har rätt att förfoga över registret eller vilka enligt lag ålagts skyldighet att föra register. Enligt personuppgiftslagen och det gamla dataskyddsdirektivet kan det få finnas flera registeransvariga, men det fastställs inga särskilda förutsättningar för fördelningen av ansvaret mellan dem eller för den gemensamma verksamheten.  

Dataskyddsförordningen förtydligar de gällande bestämmelserna om personuppgiftsansvariga och deras skyldigheter. I artikel 26 i dataskyddsförordningen föreskrivs det om gemensamt personuppgiftsansvar då två eller flera personuppgiftsansvariga gemensamt fastställer ändamålen med och medlen för behandlingen. Gemensamt personuppgiftsansvariga ska under öppna former och genom ett inbördes arrangemang fastställa sitt respektive ansvar för att fullgöra skyldigheterna enligt dataskyddsförordningen, såvida inte de personuppgiftsansvarigas respektive skyldigheter fastställs genom unionsrätten eller en medlemsstats nationella rätt som de personuppgiftsansvariga omfattas av. Särskilt vad gäller arrangemangen bör man fastställa ansvaren i fråga om de registrerades utövande av sina rättigheter samt de skyldigheter som gäller utlämnande av de uppgifter som avses i artiklarna 13 och 14 i dataskyddsförordningen.  

Enligt artikel 26.2 i dataskyddsförordningen ska det inbördes arrangemanget på lämpligt sätt återspegla de gemensamt personuppgiftsansvarigas respektive roller och förhållanden gentemot de registrerade. De centrala delarna av arrangemanget ska finnas tillgängliga för de registrerade. I artikel 26.3 föreskrivs det att den registrerade, oavsett formerna för de gemensamt personuppgiftsansvarigas inbördes arrangemang, får utöva sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen med avseende på och emot var och en av de personuppgiftsansvariga. De gemensamt personuppgiftsansvariga kan således genom sina inbördes arrangemang inte effektivt styra den registrerade endast till en viss personuppgiftsansvarig.  

I skäl 79 i dataskyddsförordningen specificeras dessutom att skyddet av de registrerades rättigheter och friheter samt de personuppgiftsansvarigas och personuppgiftsbiträdenas ansvar, till exempel i förhållande till tillsynsmyndigheternas övervakning och åtgärder, kräver ett tydligt fastställande av vem som bär ansvaret enligt förordningen, även när det är fråga om gemensamt personuppgiftsansvariga.  

Enligt 4 § i befolkningsdatalagen bär magistraterna och Befolkningsregistercentralen det huvudsakliga ansvaret för befolkningsdatasystemet. Ansvaret för registerföringen fördelas mellan dessa aktörer i enlighet med det som föreskrivs i befolkningsdatalagen eller någon annan lag eller med stöd av lag. Befolkningsregistercentralen ansvarar för den allmänna funktionsdugligheten, datatekniken, dataadministrationen och registerfunktionernas enhetlighet i fråga om det riksomfattande befolkningsdatasystem som drivs med hjälp av automatisk databehandling. I befolkningsdatalagen och förordningen om befolkningsdatasystemet föreskrivs det om uppgifterna med registerföringen i praktiken och till vem de olika uppgifterna hör. I lagens 21 § föreskrivs det om fördelningen av de uppgifter som gäller registerföringen och i 47 § om fördelningen av de uppgifter som gäller utlämnandet av uppgifter. När det inte föreskrivs om uppgifterna särskilt och det är fråga om ett register som drivs med hjälp av automatisk databehandling, är det Befolkningsregistercentralen som bär ansvaret.  

I befolkningsdatalagen föreskrivs inte om de skyldigheter som hör till den personuppgiftsansvarige, t.ex. om tillgodoseendet av den rätt att få information som avses i 24 § i personuppgiftslagen. I praktiken har myndigheterna dock följt den lagstadgade uppgiftsfördelningen och i sin verksamhet burit ansvar även för tillgodoseendet av den registrerades rättigheter till de delar skyldigheterna och rättigheterna inte har konkretiserats genom en uppgift som har hört till en annan myndighet.  

Befolkningsregistercentralen sörjer för den allmänna efterlevnaden av personuppgiftslagen i fråga om det befolkningsdatasystem som drivs med hjälp av automatisk databehandling, och till exempel för att systemet skyddas på behörigt sätt enligt 32 § i personuppgiftslagen och för att det görs upp en registerbeskrivning över personregistret i enlighet med 10 § i personuppgiftslagen. Magistraterna har å andra sidan burit ansvar för efterlevnaden av personuppgiftslagen genom att ge utdrag ur befolkningsdatasystemet med stöd av 47 § i den lagen. Befolkningsregistercentralen producerar elektroniska tjänster som gör det möjligt för en person att kontrollera vissa registrerade uppgifter om honom eller henne. I sista hand har det dock varit magistraten som har burit ansvaret för att rätten att kontrollera uppgifter verkställs i befolkningsdatasystemet. Ansvarsfördelningen i fråga om registerföringen har varit klar för aktörerna själva, men ur den registrerades perspektiv är den svår att förstå.  

I dataskyddsförordningen preciseras den personuppgiftsansvariges skyldigheter bättre än tidigare. De skyldigheter som preciseras gäller till exempel samarbetet med tillsynsmyndigheten (artikel 31), personuppgiftsincidenter (artikel 33), utövandet av den registrerades rättigheter samt förfaranden gällande detta (artiklarna 12—22) och skyldigheten att visa att skyldigheterna enligt dataskyddsförordningen iakttas (artikel 24.1). Alla dessa skyldigheter kan inte entydigt spåras till den uppgiftsfördelning i befolkningsdatalagen där formuleringarna gäller förfarandena och åtgärderna inom registerföringen. Det bör särskilt noteras att dataskyddsförordningen betonar en tydlig uppgiftsfördelning i förhållande till de registrerades rättigheter; en tydlig och transparent fördelning av ansvarsområdena främjar tillgodoseendet av rättigheterna. På grund av artikel 26 i dataskyddsförordningen krävs det att ansvaren i fråga om de gemensamma personuppgiftsansvaren preciseras ytterligare.  

1.2.3  Dataskyddsförordningen och de registrerades rättigheter

I dataskyddsförordningen preciseras delvis även de registrerades rättigheter samt de förfaranden som tillämpas för att tillgodose dessa. De registrerades rättigheter, till de delar de redan ingår i personuppgiftslagen, tillgodoses även i befolkningsdatasystemet. Till de delar rättigheterna är nya och ska utövas inom befolkningsdatasystemet är man tvungen att göra vissa ändringar i befolkningsdatalagen.  

De rättigheter som anges i artiklarna 13—15 i dataskyddsförordningen kan i samband med den verksamhet som avses i befolkningsdatalagen tillgodoses med stöd av dataskyddsförordningen utan särskild reglering. I de bestämmelser i artiklarna 13 och 14 i dataskyddsförordningen som gäller de uppgifter som ska utlämnas preciseras datainnehållet och förfarandet, men befolkningsdatalagen innehåller inga särskilda bestämmelser om informationsrätten. I artikel 15 i dataskyddsförordningen föreskrivs det on den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter. Artikeln är direkt tillämplig vad gäller befolkningsdatasystemet, och i befolkningsdatalagen föreskrivs därmed inte särskilt om förfarandet.  

I artikel 16 i dataskyddsförordningen föreskrivs det om rätten att få uppgifter rättade. Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål rättar ofullständiga och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne. Den registrerade har också rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade. I artikel 12.4 i dataskyddsförordningen föreskrivs det om förfarandet för utövandet av rättigheterna. Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning. 

På motsvarande sätt föreskrivs det i 76 § i befolkningsdatalagen om rättelse av uppgifter och om avslagsbeslut i fråga om rättelse av uppgifter. Dessa bestämmelser överlappar delvis bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Eftersom dataskyddsförordningen är direkt tillämplig lagstiftning i medlemsstaterna, finns det inget behov att föreskriva särskilt om rättelse av uppgifter och förfarandena gällande detta. Även en bestämmelse om raderande av uppgifter är onödig, eftersom det föreskrivs om rätten att få uppgifter raderade i artikel 17 i dataskyddsförordningen. I princip ska denna rätt med stöd av artikel 17.3 b) inte tillämpas på sådana uppgifter i befolkningsdatasystemet som förvaras permanent med stöd av befolkningsdatalagen. Å andra sidan är den rätt som avses i dataskyddsförordningen direkt tillämplig i fråga om de uppgifter som ska avföras med stöd av 20 § i befolkningsdatalagen. Man behöver därmed inte föreskriva särskilt om denna rätt.  

I 76 § i befolkningsdatalagen föreskrivs det även om det administrativa förfarandet vid rättelse av uppgifter. Om den personuppgiftsansvarige på eget initiativ rättar en uppgift i registret, ska den personuppgiftsansvarige innan uppgiften rättas vid behov ge den vars rättigheter, intressen eller skyldigheter anteckningen gäller tillfälle att inom utsatt tid lämna en redogörelse. Den personuppgiftsansvarige kan dock rätta ett uppenbart fel i registret utan att ge sådant tillfälle att lämna redogörelse. Om rättelsen av en uppgift gäller en sådan registeranteckning om en utländsk medborgare som avses i 10 §, ska magistraten innan ärendet avgörs begära ett utlåtande om ärendet av Migrationsverket. Detta är behövlig reglering som hänför sig till det nationella förvaltningsförfarandet och till myndigheternas bemyndiganden. Bestämmelserna behövs således fortfarande och står inte i strid med dataskyddsförordningen.  

I artikel 18 i dataskyddsförordningen föreskrivs det om de registrerades rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna. Det finns fyra skäl för att begränsa behandlingen, men i regel ska endast artikel 18.1 a) tillämpas på befolkningsdatasystem och Befolkningsregistercentralens certifikatverksamhet, och enligt den ska behandlingen begränsas när den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Enligt skäl 67 i förordningen kan behandlingen begränsas genom att flytta uppgifterna till ett annat databehandlingssystem, göra de valda uppgifterna otillgängliga för användare eller tillfälligt avlägsna offentliggjorda uppgifter från en webbplats. I automatiserade register bör begränsningen av behandlingen i princip ske med tekniska medel på ett sådant sätt att personuppgifterna inte blir föremål för ytterligare behandling och inte kan ändras. Att behandlingen har begränsats bör klart anges i systemet. 

Om rätten till begränsning ska tillämpas på befolkningsdatasystemet och på register för Befolkningsregistercentralens certifikatverksamhet, krävs det betydande systemändringar. I de nuvarande registren finns ingen sådan funktion som gör det möjligt att avbryta behandlingen av uppgifter. Enligt befolkningsdatalagen är det inte heller möjligt att flytta uppgifter från befolkningsdatasystemet. Rätten att begränsa behandlingen kan dessutom medföra en risk för att basregistrens driftsäkerhet minskar. Enligt Befolkningsregistercentralens bedömning kan även tillfälliga frysningar av personuppgifter få skadliga verkningar både för personen själv och för myndighetens verksamhet. År 2016 utlämnade man för myndigheters, företags och sammanslutningars behov sammanlagt nästan 300 miljoner dataenheter ur befolkningsdatasystemet.  

I artikel 23 i dataskyddsförordningen föreskrivs det om det nationella handlingsutrymmet som ger medlemsstaterna möjligheten att avvika från de registrerades rättigheter genom att införa en lagstiftningsåtgärd. Den 22 september 2017 framförde Befolkningsregistercentralen för finansministeriet ett förslag om möjligheten att avvika från rätten att begränsa behandlingen av uppgifter.  

I artikel 21 i dataskyddsförordningen föreskrivs det om att en person har rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter avseende honom eller henne. Med stöd av artikel 21.2 har en person alltid rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring. Innehållet i denna rätt beskrivs även i skäl 70 i förordningen. I befolkningsdatasystemet kan man med stöd av personuppgiftslagen anteckna ett s.k. förbud mot direktmarknadsföring, som utgör ett hinder för att lämna ut uppgifter för direktmarknadsföring. I fortsättningen ska rätten att förbjuda behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring härledas direkt ur artikel 21.2 i dataskyddsförordningen. Det behöver inte föreskrivas särskilt i lag om detta, utan en person kan vad gäller utlämnandet av uppgifter ur befolkningsdatasystemet göra sin rätt att göra invändningar gällande genom att anmäla förbudet om direktmarknadsföring direkt i befolkningsdatasystemet. Eftersom förbudet mot direktmarknadsföring ingår i befolkningsdatasystemets datainnehåll, behöver det dock i befolkningsdatalagen finnas en hänvisning till artikel 21 i dataskyddsförordningen.  

I fråga om befolkningsdatasystemets förbud mot utlämnande av uppgifter bör det dock noteras att förbuden de facto även gäller sådana ändamål som inte omfattas av artikel 21.2 i dataskyddsförordningen. Förbuden ska tillämpas på allt sådant utlämnande av uppgifter som sker med stöd av 32 § och 34 § 1 mom. i lagen. I en del fall kan det vara fråga om det direktmarknadsföringsändamål som avses i artikel 21.2 i dataskyddsförordningen, och i en del fall kan man anse att den registrerade använder den rätt som avses i artikel 21.1 i dataskyddsförordningen. Utöver dessa finns det dock också situationer där personens rätt att med stöd av dataskyddsförordningen förbjuda behandling av uppgifterna är villkorlig. 

När det gäller detta bör man bedöma huruvida det är möjligt att på basis av dataskyddsförordningen använda de förbud som antecknas i befolkningsdatasystemet. Att förbudet har antecknats i befolkningsdatasystemet betyder i princip inte att det är olagligt att behandla uppgiften om personen i fråga för ett ändamål som omfattas av förbudet. Det betyder endast att befolkningsdatasystemet inte får utnyttjas som källa. Inte heller till de delar förbudet överskrider den rätt att göra invändningar som avses i artikel 21 i dataskyddsförordningen kan det anses att förbudet strider mot dataskyddsförordningen. Till vilka instanser och för vilka ändamål uppgifterna får lämnas ut beror enligt artikel 6.3 i dataskyddsförordningen på det nationella handlingsutrymmet när det finns en lagbaserad rättslig grund för behandlingen. För att ett centraliserat befolkningsdatasystem ska kunna accepteras av medborgarna förutsätts det att utlämnandet av uppgifter kan begränsas när det inte finns ett betydande samhälleligt eller personligt intresse som grund. 

I artikel 20 i dataskyddsförordningen föreskrivs det om den registrerades rätt att flytta uppgifterna från ett system till ett annat. Artikeln tillämpas inte på sådan lagstadgad behandling som baserar sig på artikel 6.1 c) i dataskyddsförordningen. Således tillämpas rätten inte heller på befolkningsdatasystemets uppgifter. Att en person har möjlighet att hantera sina egna uppgifter är på en allmän nivå ett viktigt syfte. Detta främjar både den registrerades rättigheter och digitaliseringen. I samband med beredningen av propositionen ansåg man dock inte att det finns skäl att utvidga den personuppgiftsansvariges skyldigheter i fråga om befolkningsdatasystemet jämfört med det som föreskrivs i dataskyddsförordningen. 

De registrerades rättigheter och tillämpningen av dem vid behandlingen av uppgifterna i befolkningsdatasystemet bygger i övrigt direkt på dataskyddsförordningen, och därför behövs det inga ändringar i fråga om tillgodoseendet av rättigheterna eller prioriteringen av förordningen.  

Bestämmelserna om behandlingen av uppgifter vad gäller Befolkningsregistercentralens certifikatutfärdare finns i autentiseringslagen. Bestämmelserna gäller Befolkningsregistercentralen när den i egenskap av certifikatutfärdare tillhandahåller autentiseringstjänster och betrodda elektroniska tjänster. Det finns ingen separat reglering om den registrerades rättigheter, utan rättigheterna ska i fortsättningen härledas direkt ur dataskyddsförordningen. 

1.2.4  Dataskyddsförordningen och grunderna för behandlingen av personuppgifter

Registerförvaltningsmyndigheternas behandling av uppgifter i befolkningsdatasystemet bygger på lag; behandlingen föreskrivs i befolkningsdatalagen. I lagens 13 § föreskrivs det i detalj om personuppgifterna i befolkningsdatasystemet. I lagens 17 § föreskrivs det om de övriga uppgifter som ska registreras i systemet och som kan innehålla personuppgifter. Behandlingens rättsliga grund finns dock i 8 § 1 mom. 4 punkten i personuppgiftslagen. I 5 § 2 mom. i befolkningsdatalagen föreskrivs särskilt att Befolkningsregistercentralen och magistraterna får använda uppgifterna i befolkningsdatasystemet för att fullgöra sina uppgifter enligt befolkningsdatalagen eller någon annan lag.  

I fortsättningen ska de rättsliga grunderna för behandling av uppgifter härledas ur dataskyddsförordningen. Den rättsliga grunden för befolkningsdatasystemet ska vara artikel 6.1 c) i dataskyddsförordningen till de delar det i befolkningsdatalagen föreskrivs direkt om behandlingen eller det i befolkningsdatalagen finns en bestämmelse om en sådan uppgift vid en registerförvaltningsmyndighet som inbegriper behandling av personuppgifter. Verksamheten vid registerförvaltningsmyndigheterna är dock i praktiken mer mångsidig än vad ordalydelserna i befolkningsdatalagen låter förstå. Till exempel den behandling av personuppgifter som sker i samband med informationstjänster kan inte alltid härledas direkt ur paragrafen om utlämnande av uppgifter eller lagbestämmelserna om den konkreta uppgiften. Detsamma gäller t.ex. när Befolkningsregistercentralen i stället för att lämna ut personuppgifter till kunderna producerar personuppgifter för kundens informationsbehov genom att tillhandahålla statistiska sammandrag.  

De bestämmelser i befolkningsdatalagen som gäller de informationstjänster som myndigheterna producerar behöver preciseras så att grunderna för behandlingen av personuppgifter blir så tydliga som möjligt. I befolkningsdatalagen föreskrivs det om förutsättningarna för utlämnandet av uppgifter, om fördelningen av behörigheten mellan magistraterna och Befolkningsregistercentralen samt om de metoder med vilka uppgifter får lämnas ut. Lagen innehåller dock ingen bestämmelse som gäller produktionen av informationstjänster i allmänhet.  

Dataskyddsförordningen identifierar det samhälleliga behovet av informationstjänstverksamheten. Behovet av de informationstjänster som myndigheterna och den offentliga förvaltningen producerar identifieras i skäl 158 i förordningen. I skälen tar man i huvudsak upp behandling för arkivändamål, men man konstaterar att en aktör inom den offentliga förvaltningen i enlighet med medlemsstatens lagstiftning kan tillhandahålla sådana lagstadgade tjänster som omfattas av en skyldighet att förvärva, bevara och ge tillgång till uppgifter av bestående värde för allmänintresset. Om sådan behandling inom informationstjänstverksamheten får det föreskrivas nationellt, varvid den rättsliga grunden för behandlingen är artikel 6.1 c) i dataskyddsförordningen. 

Det bör också noteras att dataskyddsförordningen innehåller exaktare förutsättningar för behandling av särskilda personuppgifter och av personuppgifter i samband med brottsdomar och förseelser. Enligt artikel 9.1 i dataskyddsförordningen ska behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning vara förbjuden. Artikel 9.2 innehåller dock ett undantag från denna huvudregel: enligt g) i artikeln är behandling tillåten om den är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse, på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt, vilken ska stå i proportion till det eftersträvade syftet, vara förenligt med det väsentliga innehållet i rätten till dataskydd och innehålla bestämmelser om lämpliga och särskilda åtgärder för att säkerställa den registrerades grundläggande rättigheter och intressen. 

Till de delar befolkningsdatasystemet innehåller särskilda personuppgifter är även behandlingen av dem lagstadgad. I 13 § i befolkningsdatalagen föreskrivs det i detalj om befolkningsdatasystemets datainnehåll. Uppdaterandet och utlämnandet av uppgifterna i befolkningsdatasystemet i enlighet med befolkningsdatalagen är en lagstadgad uppgift för registerförvaltningsmyndigheterna. I dataskyddslagen har man föreslagit en bestämmelse enligt vilken artikel 9.1 i dataskyddsförordningen inte ska tillämpas på sådan behandling av uppgifter som är lagstadgad eller som kan härledas direkt ur en uppgift som den personuppgiftsansvarige påförs i lag. Om en sådan bestämmelse tas in i lagen, möjliggör den även behandling av de särskilda personuppgifter som finns i befolkningsdatasystemet. Om en sådan bestämmelse inte tas in i dataskyddslagen, kan dock artikel 9.1 g) i dataskyddsförordningen anses möjliggöra behandling av de särskilda uppgifterna i befolkningsdatasystemet. Syftet med befolkningsdatalagen är att möjliggöra användning av uppgifterna i befolkningsdatasystemet som stöd för samhällets funktioner och informationsförsörjning. Befolkningsdatasystemet är ett centralt system för informationsförsörjningen och för myndigheternas verksamhet i det finländska samhället. Behandlingen av uppgifterna är således viktig på grund av ett allmänt intresse. I befolkningsdatalagen föreskrivs i detalj även om säkerställandet av riktigheten hos uppgifterna samt om administrering och utlämnande av uppgifter. Lagen kan anses innehålla åtgärder för ett ändamålsenligt skydd för den registrerades grundläggande fri- och rättigheter samt intressen. Utlämnandet av vissa uppgifter som kan anses vara känsliga begränsas i lagen särskilt. Till exempel uppgifter om fastställandet av könstillhörigheten och uppgifter om medlemskap i religiösa gemenskaper kan anses vara sådana särskilda kategorier av personuppgifter som avses i dataskyddsförordningen. Bestämmelser om begränsning av utlämnandet av dessa uppgifter finns i 40 och 42 § i lagen. 

Lagen innehåller bestämmelser som begränsar utlämnandet av vissa uppgifter i befolkningsdatasystemet. Sådana uppgiftsspecifika begränsningar finns i lagens 37—42 §. Delvis omfattar bestämmelserna sådana uppgifter som kan anses tillhöra de kategorier av särskilda uppgifter som avses i artikel 9 i dataskyddsförordningen. Dessa är till exempel ovannämnda uppgifter om fastställande av könstillhörighet och om medlemskap i religiösa gemenskaper. Till de delar uppgifterna är särskilda personuppgifter enligt dataskyddsförordningen omfattas de av de bestämmelser i dataskyddsförordningen och dataskyddslagen som gäller särskilda personuppgifter. Enligt 28 § i lagen får uppgifterna inte lämnas ut, om utlämnandet av grundad anledning kan misstänkas kränka skyddet för en persons privatliv eller skyddet för hans eller hennes personuppgifter. Särskilt då uppgifter som är särskilda personuppgifter lämnas ut finns det risk för att skyddet av personuppgifter äventyras, om mottagaren inte har en sådan särskild grund enligt dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen för att behandla dessa uppgifter. Om denna särskilda grund enligt dataskyddsförordningen och dataskyddslagen saknas, kan detta således utgöra ett hinder för att lämna ut en uppgift med stöd av 28 §, trots att uppgiften i övrigt skulle kunna lämnas ut med stöd av de särskilda bestämmelserna i 37—42 §. På grund av uppgifternas känsliga natur bör saken dock framgå tydligt av lagen. 

Trots att mottagaren med stöd av dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen har en grund för att behandla särskilda personuppgifter, är det i vissa situationer således möjligt att bestämmelserna i 37—42 § i befolkningsdatalagen utgör ett hinder för detta. Syftet med bestämmelserna är att främja skyddet av personuppgifter, men det finns också sådana syften med bestämmelserna som inte gäller skyddet av personuppgifter, som till exempel att säkerställa skyddet av individens personliga säkerhet (37 §), att skydda privatlivet (38—42 §), att sätta barnets bästa främst (38 §) samt att uppfylla syftet med omhändertagande av barn (39 §). Enligt artikel 6.3 i dataskyddsförordningen kan det i den nationella lagstiftningen om den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifter enligt artikel 6.1 c) ingå allmänna förutsättningar för de instanser och ändamål för vilka uppgifterna får lämnas ut. Enligt dataskyddsförordningen finns det ett separat handlingsutrymme som gör det möjligt att i den nationella lagstiftningen föreskriva om begränsningar av utlämnandet av uppgifter då det är fråga om lagstadgad behandling av uppgifter. Vad gäller detta strider bestämmelserna inte mot dataskyddsförordningen. 

Om den behandling av personuppgifter som gäller Befolkningsregistercentralens certifikatutfärdare föreskrivs det i autentiseringslagen. Bestämmelserna i den gäller när Befolkningsregistercentralen i egenskap av certifikatutfärdare tillhandahåller autentiseringstjänster och betrodda elektroniska tjänster. Behandlingen av personuppgifter inom certifikatverksamheten är lagstadgad: den bygger på en uppgift som föreskrivs i befolkningsdatalagen och på de närmare bestämmelser om behandlingen av uppgifterna som finns i autentiseringslagen. Den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifter är 8 § 1 mom. 4 punkten i personuppgiftslagen samt i framtiden artikel 6.1 c) i dataskyddsförordningen. Befolkningsdatalagen behöver inte ändras vad gäller detta. 

Registerförvaltningsmyndigheterna behandlar utöver uppgifterna i befolkningsdatasystemet även andra sådana personuppgifter som de behöver behandla för att kunna fullgöra sina lagstadgade uppgifter och skyldigheter. Inom befolkningsdatalagens tillämpningsområde gäller detta till exempel namn och kontaktuppgifter i fråga om kunder och kunders representanter som använder registerförvaltningsmyndigheternas informationstjänster och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster. Man anser dock att uppgiften i fråga om Befolkningsregistercentralens och magistraternas informationstjänster inte beskrivs tillräckligt tydligt i den gällande lagen. Därför behöver registerförvaltningsmyndigheternas uppgifter preciseras så att det blir klart att artikel 6.1 c) i dataskyddsförordningen även ska tillämpas när personuppgifter som inte ingår i befolkningsdatasystemet behandlas i syfte att tillhandahålla informationstjänster. När det gäller certifikatverksamheten beskrivs uppgiften tydligt i lagen: Befolkningsregistercentralens uppgift som tillhandahållare av tjänster som gäller certifierad elektronisk kommunikation föreskrivs i 61 § i befolkningsdatalagen. Behandling av personuppgifter i samband med Befolkningsregistercentralens certifierade elektroniska kommunikation och tjänster, även när det inte är fråga om uppgifter i befolkningsdatasystemet, är lagstadgad och bygger i fortsättningen på artikel 6.1 c) i dataskyddsförordningen. Denna grund för behandling av uppgifter gäller naturligtvis endast sådana personuppgifter som är nödvändiga för skötseln av dessa lagstadgade uppgifter. 

1.2.5  Utlämnande av uppgifter i befolkningsdatasystemet

Befolkningsregistercentralen och magistraten beslutar om utlämnande av uppgifter i befolkningsdatasystemet med stöd av befolkningsdatalagen. Befolkningsregistercentralen fattar besluten om att uppgifter ska lämnas ut via en teknisk anslutning och om utlämnandet av enskilda uppgifter till utlandet. Magistraten beslutar om utlämnandet av intyg, utdrag eller kopior ur befolkningsdatasystemet samt om sådant utlämnande av uppgifter som inte hör till Befolkningsregistercentralen. Generellt kan man säga att det är magistraten som sköter utlämnandet av uppgifter till privatpersoner eller när det är fråga om begränsade lokala behov samt i de fall det krävs fysisk behandling av handlingar. Befolkningsregistercentralen sköter utlämnandet av massinformation till myndigheter, företag och sammanslutningar samt det utlämnande som sker via tekniska anslutningar för enkäter och via olika gränssnitt.  

Bestämmelser om utlämnande av uppgifter i befolkningsdatasystemet finns i 4 kap. i lagen. I lagens 28 § i föreskrivs det om de allmänna förutsättningarna för utlämnande av uppgifter, som alltid ska uppfyllas när uppgifter lämnas ut. I lagens 29—33 § finns specialbestämmelser om utlämnande av uppgifter för olika ändamål. I 34 § i lagen föreskrivs det om utlämnande av uppgifter i kontakt- och adresstjänster för vanliga privata syften. Lagens 34 § 3 mom. innehåller en allmän bestämmelse om utlämnande enligt vilken uppgifter ur befolkningsdatasystemet i övrigt får lämnas ut endast om sökanden har rätt att behandla dem med stöd av personuppgiftslagen eller någon annan lag. Dessutom innehåller 4 kap. i befolkningsdatalagen särskilda bestämmelser om specialfall vid utlämnande av uppgifter och bestämmelser om begränsningar av utlämnande av uppgifter.  

I högsta förvaltningsdomstolens praxis har man betonat att när Befolkningsregistercentralen överväger att lämna ut uppgifter måste den beakta att den inte får begränsa rätten att få information om det inte finns ett sakligt skäl som kan härledas ur befolkningsdatalagen (HFD:2009:11). Även om bestämmelser inte får vara alltför detaljerade, bör man ur Befolkningsregistercentralens perspektiv säkerställa att den har medel för att ingripa i sådant utlämnande av uppgifter som inte är önskvärt med tanke på det rättsgoda som tryggas genom lag. 

Befolkningsdatalagens bestämmelser om utlämnande av uppgifter måste även bedömas i ljuset av dataskyddsförordningen. Eftersom behandlingen av personuppgifter bygger på artikel 6.1 c) kan det om de instanser till vilka uppgifter får utlämnas och om de ändamål för vilka uppgifter får utlämnas föreskrivas i enlighet med artikel 6.3 i dataskyddsförordningen och inom ramen för det nationella handlingsutrymmet. På en allmän nivå följer bestämmelserna om utlämnandet av uppgifter således dataskyddsförordningen. 

Även den princip om ändamålsbundenhet som är central i dataskyddsförordningen bör bedömas. Denna princip är viktig även i personuppgiftslagen och tas upp i 7 § i den lagen. På grund av detta är principen om ändamålsbundenheten även viktig i befolkningsdatalagen. Principen betonas speciellt i 51 §, enligt vilken uppgifterna får användas endast för de ändamål för vilket de har lämnats ut. Vid den allmänna bedömningen av ändamålsbundenheten och utlämnandet av uppgifterna i befolkningsdatasystemet bör man beakta syftet med befolkningsdatasystemet. Enligt 5 § i lagen är syftet med befolkningsdatasystemet att möjliggöra, fullgöra och trygga samhällets funktioner och informationsförsörjning samt de rättigheter och skyldigheter som hör till dess medborgare. Personuppgifter samlas i befolkningssystemet för att stöda samhällets informationsförsörjning. Hur uppgifter utlämnas och för vilka ändamål uppgifter utlämnas, föreskrivs närmare i kapitel 4 i befolkningsdatalagen. På basis av det ovannämnda kan det konstateras att kravet om ändamålsbundenheten uppfylls vid utlämnande av uppgifter ut befolkningsdatasystemet, förutsatt att bestämmelserna i befolkningsdatalagen iakttas vid utlämnandet. 

I lagens 28 § föreskrivs det att uppgifterna i befolkningsdatasystemet inte får lämnas ut, om utlämnandet av grundad anledning kan misstänkas kränka skyddet för en persons privatliv eller skyddet för hans eller hennes personuppgifter, kränka hans eller hennes intressen eller rättigheter eller äventyra statens säkerhet. I den praktiska verksamheten har det funnits ett behov av att kunna neka utlämnande av uppgifter även när utlämnandet av uppgiften ur befolkningsdatasystemet inte äventyrar det rättsgoda men den sökandes verksamhet har sådana brister som med fog kan anses äventyra till exempel skyddet av personuppgifterna.  

Dessutom har förhållandet mellan lagens 34 § 3 mom. och de allmänna förutsättningarna i 28 § ansetts kunna tolkas alltför brett vid den praktiska tillämpningen. På basis av befolkningsdatalagen är det klart att de allmänna förutsättningarna i 28 § alltid ska uppfyllas. De allmänna förutsättningarnas tillämplighet i de fall som avses i 34 § 3 mom. har fastställts även i högsta förvaltningsdomstolens avgörande 27.3.2015/863. För att undvika missförstånd behövs det trots detta en bestämmelse om att de allmänna förutsättningarna i 28 § ska uppfyllas även då uppgifter lämnas ut med stöd av 34 § 3 mom. 

I 32 § 2 mom. i befolkningsdatalagen föreskrivs det om utlämnande av uppgifter för direktmarknadsföring och för opinions- och marknadsundersökningar. Med stöd av den paragrafen kan endast namn och kontaktuppgifter utlämnas. De personuppgifter som räknas upp i paragrafen kan användas som grund för behandling av uppgifter, men uppgifterna får inte lämnas ut. Detta fastställde man under förarbetet till lagen (RP 89/2009 rd, s. 97). Om bestämmelsen tillämpas på en opinionsundersökning ska man tillämpa samma bestämmelser som tillämpas till exempel på reklampost som skickas i marknadsföringssyfte. Detta har inte ansetts vara ändamålsenligt i praktiken. Vid brist på bakgrundsuppgifter minskar möjligheterna att på ett jämlikt sätt få ett undersökningsurval som består av olika persongrupper, särskilt när det gäller språk- och åldersgrupper. Om man vid en opinionsundersökning behöver undersöka hur en särskild språkgrupp eller någon annan särskild grupp förhåller sig till en samhällelig fråga, innebär det med det nuvarande förfarandet större urval och högre kostnader. Vid inledandet av en undersökning har man att göra med en obegränsad grupp, och under undersökningens gång måste man utreda huruvida personerna hör till målgruppen. Genom att i befolkningsdatalagen föreskriva om utlämnandet av vissa bakgrundsuppgifter kan man underlätta utförandet av sådana opinionsundersökningar som är representativa med tanke på samhället.  

I den praktiska verksamheten har man dessutom sett ett behov av att precisera de undantag som får göras i fråga om förbud att lämna ut uppgifter samt förfarandet för anmälan om förbud. I praktiken har det kommit fram att det vid de undantag som avses i 35 § 1 mom. även borde hänvisas till 34 § 1 mom. i lagen, med stöd av vilket magistraterna får lämna ut uppgifter till exempel för boupptäckningar eller för inledande av skuldfordringsmål. Dessa ändamål har även i förarbetet till lagen (RP 89/2009 rd, s. 99) nämnts som exempel i situationer där uppgifter får lämnas ut i syfte att tillgodose rättigheter eller fullgöra skyldigheter. Paragrafens ordalydelse möjliggör dock inte utlämnandet av uppgifter. Detta har sannolikt inte varit lagstiftarens avsikt.  

I 44 § i befolkningsdatalagen föreskrivs det om redogörelsen för hur de utlämnade uppgifterna kommer att användas och skyddas. I vissa fall är registerförvaltningsmyndigheten skyldig att kräva en redogörelse, men i övrigt ankommer detta på myndigheten. Enligt paragrafen ska redogörelse alltid krävas om utlämnandet gäller personbeteckningar och om det sker med hjälp av en teknisk anslutning eller om det gäller en omfattande mängd data. Registerförvaltningsmyndigheten kan lämna ut en personbeteckning eller en elektronisk kommunikationskod i enlighet med 43 § i lagen endast i de situationer som anges i lagen. Utlämnandet av personbeteckningar är dessutom beroende av personuppgiftslagen eller någon annan behandlingsgrund i lagen, och i regel lämnas beteckningar ut endast till aktörer inom den offentliga sektorn, vars rätt att behandla uppgifterna grundar sig på lag. Med stöd av 31 § i lagen lämnas beteckningarna i regel ut även för finansierings-, försäkrings-, kreditupplysnings- och indrivningsverksamhet. Befolkningsregistercentralen har önskat att förfarandet för redogörelsen av skyddet ska förenklas då när det är fråga om att lämna ut uppgifter till en annan myndighet. I dessa situationer kan man anta att skyddet av uppgifterna fullgörs på behörigt sätt.  

Bestämmelser om förfarandet för utlämnande av uppgifter i befolkningsdatasystemet finns i 50 § i befolkningsdatalagen. Ansökan om utlämnande av uppgifter ska i regel lämnas in skriftligen, och även beslutet med anledning av en ansökan ska ges skriftligen. En del av de tillstånd till uppgifter som beviljas av registerförvaltningsmyndigheterna gäller engångsfall av utlämnande av uppgifter. Befolkningsregistercentralen fattar dock också beslut om kontinuerligt utlämnande av uppgifter, särskilt inom de tjänster som tillhandahålls med hjälp av en teknisk anslutning. En organisation kan exempelvis få tillstånd att utnyttja uppgifterna i befolkningsdatasystemet via en direkt enkät-anslutning. I sådana fall gäller det beviljade tillståndet för viss tid eller tillsvidare.  

I 28 § i befolkningsdatalagen föreskrivs det om de allmänna förutsättningarna för utlämnande av uppgifter. Dessa ska alltid uppfyllas när uppgifter ur befolkningsdatasystemet lämnas ut. I myndighetsverksamheten har det varit klart att man kan upphöra med att lämna ut uppgifter med stöd av 28 §, om utlämnandet inte längre uppfyller dessa förutsättningar. I praktiken kan detta till exempel ske om den som tar emot uppgifterna behandlar dem på ett sätt som strider mot befolkningsdatalagen och dataskyddslagstiftningen. Med tanke på mottagaren av uppgifterna skulle det dock behövas särskilda bestämmelser om hur detta ska lösas. När det bestäms om upphörande med utlämnande av uppgifter genom ett förvaltningsbeslut, garanteras även sökandens rättsskydd.  

1.2.6  Registrering av utlänningar

I 7 § i befolkningsdatalagen föreskrivs det om föremålen för registrering. Utöver uppgifter om finska medborgare registreras i befolkningsdatasystemet även uppgifter om utländska medborgare, förutsatt att lagens förutsättningar för registrering uppfylls. I samband med registreringen tilldelas personen även en personbeteckning.  

I 9 § i befolkningsdatalagen föreskrivs det om förutsättningarna för att uppgifter om utländska medborgare ska kunna registreras i befolkningsdatasystemet. Registrering förutsätter att personen har hemkommun i Finland och bostad där enligt lagen om hemkommun (201/1994), att personen har en sådan tillfällig bostad i Finland som avses i lagen om hemkommun, att registreringen behövs för att personen ska kunna göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter när det gäller arbete, studier eller andra motsvarande omständigheter, att fullgörandet av skyldigheter enligt ett internationellt avtal som är bindande för Finland kräver det eller att registreringen behövs för att personen ska kunna göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter eller av andra motsvarande särskilda och motiverade skäl. En utländsk medborgare ska alltid lägga fram en motiverad begäran om registrering hos den behöriga myndigheten.  

I ärenden som gäller registrering av utländska medborgare är det i regel alltid magistraten som är behörig. Skatteförvaltningen, finska beskickningar och Migrationsverket är med stöd av 22 § behöriga att ta emot begäranden om registrering av uppgifter. Skatteförvaltningen och Migrationsverket är under vissa förutsättningar behöriga att i befolkningsdatasystemet även registrera begränsade uppgifter om utländska medborgare. En finsk beskickning är inte behörig att registrera uppgifter, utan ska lämna utländska medborgares begäranden och handlingarna om dessa till Migrationsverket. Magistratens uppgift är att alltid registrera samtliga uppgifter även om någon annan myndighet har tillämpat en begränsad första registrering.  

I samband med de förfaranden som har gällt uppehållsrätt har man upptäckt att en person som beviljats uppehållsrätt och som i princip uppfyller de förutsättningar för registrering av uppgifter som anges i 9 § sällan begär att få sina uppgifter registrerade hos Migrationsverket. Ur personens synvinkel betyder detta att han eller hon inte heller får en personbeteckning i samband med förfarandet för uppehållsrätten. För att få sina uppgifter registrerade och för att få en personbeteckning måste personen besöka magistraten.  

Det krav i den gällande lagstiftningen som gäller att personen särskilt ska begära att få sina uppgifter registrerade hos Migrationsverket kan leda till att personer får ett positivt beslut i fråga om uppehållsrätten, men ingen personbeteckning. Situationen förändras inte förrän personen hänvisas till magistraten och lämnar in de handlingar som behövs för detta. Det finns inga exakta siffror på hur många sökande som blir utan en personbeteckning i onödan genom det nuvarande förfarandet. Av de som beviljades uppehållstillstånd på basis av någon annan ansökan än ansökan om internationellt skydd var det under åren 2015 och 2016 enligt Migrationsverkets uppskattning lite mer än hälften som begärde att få sina uppgifter registrerade i samband med detta förfarande. Vissa sökanden låter dock bli att lämna en begäran därför att de redan har en personbeteckning.  

I det finländska samhället är personbeteckningen en central kod för att kunna identifiera människor, och om den saknas försvåras kommunikationen både hos myndigheterna och i tjänsterna inom den privata sektorn. Detta leder till extra arbete för myndigheterna, eftersom de måste utreda situationen och betjäna personen trots att personbeteckningen saknas. Avsaknaden av personbeteckningen leder dessutom lätt till att det uppkommer flera och överlappande registeridentiteter. Befolkningsdatalagen ska ändras så att beviljandet av en identifieringskod i samband med uppehållsrätten inte är beroende av att det görs en formell begäran.  

1.2.7  Elektronisk kommunikationskod

Förutom personbeteckningar innehåller Befolkningsdatasystemet elektroniska kommunikationskoder. Den elektroniska kommunikationskoden fungerar i medborgarcertifikatet som en individuell kod för innehavaren av certifikatet. När en persons uppgifter registreras första gången i befolkningsdatasystemet, ska han eller hon ges en sådan individuell teknisk identifieringsuppgift som behövs vid beviljandet av den elektroniska kommunikationskoden. Den tekniska identifieringsuppgiften omvandlas till en elektronisk kommunikationskod när personen första gången beviljas ett medborgarcertifikat eller när koden behövs för något annat inom certifikatverksamheten.  

Liksom personbeteckningen, kan även en elektronisk kommunikationskod rättas med stöd av 64 § i lagen. Om den elektroniska kommunikationskoden är oriktig eller om det har skett ett fel när koden skapades, ska Befolkningsregistercentralen utan dröjsmål rätta felet och vid behov ge personen en ny kommunikationskod. Bestämmelsen har inte tillämpats i Befolkningsregistercentralen, och den antas inte heller bli tillämplig i fortsättningen. De elektroniska kommunikationskoder och de tekniska identifieringsuppgifter som ges före den är nummerserier som skapas i befolkningsdatasystemet och som består av åtta slumpmässigt valda numror samt en kontrollbeteckning. Koden får inte innehålla några uppgifter som identifierar personen. Felaktiga koder är därmed endast möjliga i teorin. Bestämmelsen anses vara onödig.  

En elektronisk kommunikationskod kan ändras med stöd av 64 § på följande två villkor: för att skydda personen från en annan människa eller ett varaktigt hot eller på grund av upprepat missbruk av koden. Fastställande av könstillhörigheten är enligt den gällande lagen inget skäl för att ändra den elektroniska kommunikationskoden. Ändring ska alltid ansökas separat hos Befolkningsregistercentralen.  

Tekniskt sett är personbeteckningen och den elektroniska kommunikationskoden alltid ett par i befolkningsdatasystemet. Den tekniska identifieringsuppgift som är förstadiet till den elektroniska kommunikationskoden uppstår automatiskt i samband med den personbeteckning som skapas. När personbeteckningen ändras utan att den elektroniska kommunikationskoden ändras, bevarar kommunikationskoden förbindelsen till den gamla personbeteckningen. Förbindelsen medför en datasekretessrisk särskilt i de fall då könstillhörighet fastställs, eftersom uppgiften om den gamla könstillhörigheten ingår i den gamla personbeteckningen. I och med att de gamla kodparen existerar kan de också missbrukas. Olika fysiska och elektroniska verktyg för identifiering och signerande bör alltid kunna makuleras.  

Innehavaren av en kod kan inte själv bedöma huruvida även den elektroniska kommunikationskoden behöver ändras, eftersom medborgarna inte vet om att det finns en teknisk förbindelse mellan koderna. I praktiken har Befolkningsregistercentralen därför utrett behovet att alltid också ändra den elektroniska kommunikationskoden när en personbeteckning ändras. Befolkningsregistercentralen har uppmanat personer att även ansöka om en ändring av den elektroniska kommunikationskoden så att ärendena kan behandlas samtidigt. Förfarandet är inte till dessa delar ändamålsenligt, och bestämmelserna i befolkningsdatalagen behöver ändras. 

3.2.1  Elektronisk kommunikationskod

Förslaget om att man på tjänstens vägnar alltid ska ändra den elektroniska kommunikationskoden när personbeteckningen ändras kommer att förtydliga förfarandet i Befolkningsregistercentralen. Detta medför dock ingen väsentlig förändring vad gäller myndigheternas verksamhet eller resurser. Antalet ändringar av elektroniska kommunikationskoder kommer inte att öka mycket, eftersom Befolkningsregistercentralen redan nu uppmanar att ansöka om ändring av den elektroniska kommunikationskoden medan ansökan om ändringen av personbeteckningen är anhängig. Dessutom är det årligen endast i enstaka fall som koder ändras. För den som ansöker om ändring är det betydligt enklare när det endast behövs en enda ansökan.  

Om den elektroniska kommunikationskoden ska ändras automatiskt alltid när personbeteckningen ändras, krävs det en systemändring som enligt Befolkningsregistercentralen medför kostnader för cirka 20 000 euro. Denna kostnad ska täckas med Befolkningsregistercentralens verksamhetsanslag och kräver därför inga tilläggsanslag.  

3.2.2  Registrering av utlänningar

Propositionen påverkar magistraternas uppgifter. Första registreringar ska i regel utföras av magistraten när det är fråga om temporära registreringar, till exempel när en EU-medborgare inte registrerar sin uppehållsrätt samt när det är fråga om nordiska medborgare och sådana personer vars registrering grundar sig på hemkommun i Finland och hans eller hennes bostad där enligt lagen om hemkommun.  

Migrationsverket kan inte heller i framtiden utföra första registreringar i situationer där en utländsk medborgare har ansökt om uppehållstillstånd på en ort i utlandet där mottagandet av ansökningarna om uppehållstillstånd sköts av ett annat lands beskickning eller en privat tjänsteleverantör i utlandet. Då besöker personen inte fysiskt en finsk beskickning eller annan finsk myndighet under processen för behandlingen av uppehållstillståndet, vilket betyder att personen inte kan identifieras och hans eller hennes uppgifter inte registreras i befolkningsdatasystemet i samband med beviljandet av uppehållstillståndet. I sådana fall ska första registreringen utföras hos magistraten även i fortsättningen. 

Vidare är tekniska justeringar i befolkningsdatasystemet ett hinder för Migrationsverkets registrering då när det i befolkningsdatasystemet redan finns en person med delvis eller helt likadana personuppgifter. I sådana fall måste magistraten sköta första registreringen, så att magistraten kan försäkra sig om att det inte är fråga om en och samma person.  

Uppgifterna om personen måste dock alltid uppdateras hos magistraten, eftersom Migrationsverket endast kan registrera s.k. begränsade uppgifter med stöd av 22 § i befolkningsdatalagen. Om en komplettering av uppgifterna fördröjs efter det att Migrationsverket har beviljat personbeteckningen, kan de retroaktiva begärandena om rättelse av uppgifter om boende i viss mån öka i magistraterna. Som helhet bedöms ändringarna dock inte påverka magistraternas resursbehov. Ändringen av lagens 9 § förtydligar förfarandet i magistraten i de fall då det inte har varit möjligt att utföra registreringen hos Migrationsverket.  

I och med förslaget om ändringen av registreringen av utlänningar klargörs förfarandet i Migrationsverket. Direkta konsekvenser får ändringen för den persongrupp till vilken personbeteckningen kan beviljas genast av Migrationsverket. Ändringen anses dock inte ha stor inverkan på Migrationsverkets resursbehov, och kräver inte heller tilläggsanslag. De finska beskickningarna kommer i princip att ha samma roll som tidigare även om beskickningarna i fortsättningen inte längre tar emot begäranden om registrering av uppgifter. Beskickningarna ska som hittills dock ta emot de handlingar och uppgifter som ska registreras.  

I och med propositionen kommer verksamheten vid närings-, trafik- och miljöcentralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter (nedan KEHA-centret) att bli effektivare. Under arbets- och näringsministeriets ledning pågår ett projekt med syftet att reformera förfarandet för de kalkylmässiga ersättningar som närings-, trafik- och miljöcentralerna betalar till kommunerna med stöd av integrationslagen (1386/2010). De avgifter som har automatiserats genom projektet har fungerat väl, om man bortser från de personer som inte har fått en personbeteckning i samband med beviljandet av uppehållstillståndet. För KEHA-centret innebär det manuellt arbete då den ersättningsberättigade personen ska styras till rätt kommun. Enligt arbets- och näringsministeriets uppskattning blir cirka 30 procent av de asylsökande som har beviljats uppehållstillstånd utan en personbeteckning i samband med beviljandet av uppehållsrätten.  

För den manuella behandlingen av de kalkylmässiga ersättningarna till kommunerna behövs det år 2018 tilläggsresurser för uppskattningsvis 3,5 årsverken. Hur propositionen påverkar resurseffektiviteten beror på hur stor andel första registreringar som kan utföras redan hos Migrationsverket. Ett sådant förfarande är inte möjligt i alla situationer, men ändringen anses minska behovet av manuell behandling i många fall.