1 §

Kyrkböckerna

Manuellt förda kyrkböcker är de före 2005 förda familjeakterna och längderna över döpta, skriftskolgångna och konfirmerade samt över personer om vilka hindersprövning verkställts för ingående av äktenskap, över vigda, döda och begravda, över ut- och inflyttade, över dem som utträtt ur eller intagits i kyrkans gemenskap. Manuellt förda kyrkböcker är även de kyrkliga befolkningsregister som har förts innan lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998) trädde i kraft och de handlingar som hör till dem.

De uppgifter som har överförts från de manuellt förda kyrkböckerna till medlemsregistret är en del av medlemsregistret.

2 §

Kyrkböckernas användningsändamål

Uppgifterna i kyrkböckerna används i församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas verksamhet och förvaltning samt för att kyrkans medlemmar ska kunna utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter.

Församlingarna och de kyrkliga samfälligheterna får använda uppgifterna i kyrkböckerna för skötseln av uppgifter eller förpliktelser som enligt denna lag eller någon annan lag ankommer på dem.

Kyrkostyrelsen får använda uppgifterna i medlemsregistret för statistikföring och för att genomföra undersökningar som anknyter till kyrkans verksamhet. Domkapitlet får använda uppgifterna i medlemsregistret i uppgifter som hänför sig till kyrkliga val, rösträtt och valbarhet, tillsättande av tjänster och prästvigning.

3 §

Centralregister

Församlingarna kan ordna förandet av kyrkböcker via ett gemensamt centralregister. Närmare bestämmelser om hur det gemensamma centralregistret ordnas ges i kyrkoordningen.

4 §

Medlemsregistrets datainnehåll

I medlemsregistret införs uppgifter om kyrkans medlemmar enligt 4 och 5 § i lagen om trossamfundens medlemsregister samt de uppgifter som avses i 1 § 3 mom. i detta kapitel.

I fråga om de uppgifter som avses i 5 § 6 och 7 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister föreskrivs närmare i kyrkoordningen.

5 §

Medlemsregistrets registeransvariga och deras ansvar

Registeransvariga är församlingarna och centralregistren. I församlingar fattas beslut som gäller förandet av medlemsregistret av kyrkoherden och vid ett centralregister av direktören.

Kyrkostyrelsen ansvarar för medlemsregistrets allmänna funktion, informationsförvaltning och datasäkerhet, enhetligheten i registerfunktionerna och den elektroniska arkiveringen.

Ansvaret för medlemsregistret fördelar sig mellan församlingarna, centralregistren och kyrkostyrelsen så som föreskrivs i denna lag eller någon annan lag.

6 §

Behandling av uppgifter i medlemsregistret

Beslut om behandling av uppgifter om församlingsmedlemmar fattas i en församling av kyrkoherden och vid ett centralregister av direktören för centralregistret och de har ansvar för att uppgifterna är felfria, om inte något annat följer av denna lag.

Uppgiften om en kyrklig vigsel kan införas i medlemsregistret även av en annan församling eller ett annat centralregister än den församling eller det centralregister som de vigda eller en av dem hör till.

7 §

Beslut om utlämnande av uppgifter

Kyrkoherden eller centralregistrets direktör beslutar om utlämnande av enstaka uppgifter som gäller kyrkans medlemmar och som införts i medlemsregistret och ges i form av bevis, utdrag eller avskrifter.

Beslut om annat än utlämnande av enstaka uppgifter om medlemmarna samt om utlämnande som sker via en teknisk anslutning fattas av kyrkostyrelsen. I beslutet ska ges tillräckliga föreskrifter om användningen och skyddet av uppgifterna.

8 §

Användarrätt till medlemsregistret samt användarrätts- och loggregister

Kyrkostyrelsen beslutar om beviljande av användarrätt för behandling av uppgifter i medlemsregistret. Församlingens kyrkoherde kan besluta om beviljande av användarrätt för behandling av uppgifter om församlingens medlemmar. Direktören för ett centralregister kan besluta om beviljande av användarrätt för behandling av uppgifter om medlemmar i församlingar som hör till centralregistret.

Kyrkostyrelsen ska för administrationen av användarrätterna föra ett användarrättsregister över de personer som har beviljats rätt att behandla uppgifter i medlemsregistret. I användarrättsregistret införs användarens namn, personbeteckning, användarnamn och organisation samt uppgifter om användarrättens innehåll och omfattning samt uppgifter om beslutet om användarrätt.

Kyrkostyrelsen ska för uppföljningen, övervakningen och skyddet av användningen föra ett loggregister över behandlingen av uppgifterna i medlemsregistret. I loggregistret införs användarens användarnamn, behandlingstidpunkten och vilka uppgifter eller uppgiftskategorier som behandlats.

Kyrkostyrelsen ska spara uppgifterna i användarrättsregistret fem år efter att användarrätten har upphört och uppgifterna i loggregistret fem år från ingången av det kalenderår som följer efter den tidpunkt då uppgifterna har införts i registret.

9 §

Registeransvarig för manuellt förda kyrkböcker och behandling av uppgifter

Registeransvarig för manuellt förda kyrkböcker är församlingen eller centralregistret.

I fråga om utlämnande av uppgifter ur de manuellt förda kyrkböckerna, om rättelse av fel och om förande av kyrkböckerna i övrigt beslutar i en församling kyrkoherden och vid ett centralregister direktören för detta.

10 §

Uppgifter om andra personer än medlemmar

Vad som i detta kapitel föreskrivs om uppgifter om medlemmar tillämpas också på sådana uppgifter om andra personer som har införts i medlemsregistret med stöd av 5 § 3, 4 och 5 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister.

11 §

Kyrkostyrelsens föreskrifter

Kyrkostyrelsen bestämmer den avgift som församlingen eller centralregistret tar ut för utlämnande av uppgifter.

12 §

Arkivering av kyrkböcker och andra handlingar

Kyrkböckerna ska förvaras varaktigt om inte kyrkostyrelsen med stöd av 11 § 1 mom. i detta kapitel särskilt bestämmer något annat i fråga om vissa bestämda uppgifter eller handlingar.

Manuellt förda kyrkböcker och andra handlingar i församlingens och den kyrkliga samfällighetens arkiv kan deponeras hos arkivverket. Bestämmelser om deponeringen finns i kyrkoordningen. Deponerade handlingar förblir fortfarande församlingens och den kyrkliga samfällighetens egendom.

Förvaringen av de uppgifter i medlemsregistret som ska förvaras varaktigt kan också anförtros en utomstående tjänsteleverantör i enlighet med kyrkostyrelsens beslut.

13 §

Anmälningsskyldighet

Om en präst döper eller jordfäster en person som inte hör till hans eller hennes församling, ska han eller hon omedelbart efter förrättningen anmäla detta till den församling eller det trossamfund där personen blir eller var medlem. Anmälan ska innehålla åtminstone namn och personbeteckning eller födelsetid, uppgifter om vårdnadshavarna för ett minderårigt barn som döpts samt uppgifter om förrättningen och tidpunkten för den.

I fråga om anmälan som ska göras om vigsel till äktenskap föreskrivs särskilt.

14 §

Förhållande till annan lagstiftning

Bestämmelser om behandlingen av personuppgifter som avses i denna lag finns dessutom i personuppgiftslagen (523/1999), i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet samt i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009).

12 §

Församlingar med särskilda rättigheter

- - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Domkapitlet kan på ansökan av kyrkofullmäktige bevilja en församling som avses i 1 mom. tillstånd att för viss tid skaffa prästerliga tjänster utan att besätta en prästtjänst. Domkapitlet kan av vägande skäl återkalla tillståndet innan tiden löpt ut. För den tid tillståndet beviljats förordnar domkapitlet en tjänsteinnehavare i församlingen som är förtrogen med kyrkböckerna att svara för sådant beslutsfattande i ärenden som gäller förande av kyrkböcker som enligt 16 kap. hör till kyrkoherden. Domkapitlet ger närmare anvisningar om tillämpningen av detta moment.