ALLMÄN MOTIVERING

1. Lägesbedömning

1.1. Säkerhetsfunktionen — organisation och ansvarsförhållanden

Bestämmelser om hur säkerhetsfunktionen vid riksdagen sköts finns i reglementet för riksdagens kansli (320/1987). I 4 § står det att säkerhetschefen i sin primära uppgift är direkt underställd talmannen och generalsekreteraren medan 17 § föreskriver att säkerhetschefen ska svara för att riksdagens säkerhetssystem fungerar och utvecklas samt vara riksdagens skyddschef.

Fastighetsbyrån åläggs i 13 § i reglementet bl.a. att behandla ärenden som gäller riksdagens säkerhetsövervakning. Frågor som gäller datasäkerhet hör enligt 13 a § till dataadministrationsbyrån. Till förvaltningsbyråns uppgifter hör enligt 11 § också att handlägga ärenden som gäller ämbetsverksservice.

Vid fastighetsbyrån finns utöver säkerhetschefen en säkerhetsförman och 16 säkerhetskontrollörer. På dataadministrationsbyrån hör datasäkerheten särskilt till datachefens ansvarsområde. Vid förvaltningsbyrån sköter anställda på sektionen för expeditionsservice bl.a. passagekontrollen vid ytterdörrarna i entrén till åhörarläktarna, assisterade av en säkerhetskontrollör. Chaufförerna i sektionen för expeditionsservice är chaufförer åt talmännen.

Var och en som arbetar i riksdagen ansvarar för säkerheten när det gäller riksdagens verksamhet. Centralkansliet exempelvis har hand om beredskapsplaneringen och har utbildat behörig personal med sikte på att riksdagens arbete ska löpa i skyddsrummet under undantagsförhållanden. Också förvaltningsavdelningen har bland sin personal utsett dem som behövs när riksdagen sammanträder i skyddsrummet. Skyddsrummet hör till fastighetsbyråns ansvarsområde och alla de tjänstemän vid byrån som ska se till att verksamhet kan pågå där har fått utbildning för uppgiften. Riksdagsinformationen har hand om kris- och säkerhetsinformationen.

1.2. Förändringar i säkerhetsmiljön

Den föregående utredningen om säkerhetsstatus och hanteringen av säkerhetsfrågor i riksdagen gjordes i början av 1990-talet. Under den mellanliggande tiden har omvärlden förändrats avsevärt och säkerhetsfunktionen fått en helt ny karaktär. Ansatser har hela tiden gjorts för att utveckla säkerhetsfunktionen och följaktligen uppfyller säkerhetssystemen i allt väsentligt de föreskrivna tekniska kraven. Säkerhetsinsatserna har varit adekvata och situationsanpassade. Däremot har det inte funnits full beredskap att lägga om strategin snabbt.

Riksdagen har påförts nya uppgifter. Samtidigt har antalet personer som arbetar vid riksdagens kansli och i riksdagsfastigheten ökat. I dagsläget arbetar inte mindre än ca 1 000 personer dagligen i riksdagen. Riksdagens nya tillbyggnad togs i bruk i somras. Tillbyggnaden har lett till att säkerhetsfunktionens uppgifter har breddats och kraven på funktionen skärpts. De nya lokalerna gör det än mer angeläget att koncentrera säkerhetsuppgifterna.

Tekniken har gått framåt med stormsteg och påverkat såväl kommunikation som dokumenthantering, för att nämna några exempel. Hotbilderna har blivit tydligare samtidigt som säkerhetsriskerna blivit allvarligare till följd av nya inslag på den internationella arenan. Samtidigt har det blivit allt viktigare att riksdagens arbete präglas av öppenhet och transparens i de dagliga rutinerna. Riksdagen besöks redan nu av mer än 100 000 personer per år. Dessutom har det blivit lätt att få information om arbetet och verksamheten i riksdagen. Också denna aspekt bör vägas in i säkerhetsfaktorerna.

Riksdagens säkerhetsfunktion ska inom sitt ansvarsområde bidra till att riksdagen kan bibehålla sin status som högsta statsorgan under alla förhållanden. Av det ovan sagda följer att riksdagens säkerhetsfunktion behöver utvecklas och genomgå en grundlig översyn.

2. De viktigaste målen och förslagen

2.1. Målen och utvecklingsalternativen

Det nuvarande, på en särskild tjänstehierarki baserade ledningssystemet (en säkerhetschef som organisatoriskt är underställd förvaltningsdirektören och byråchefen vid fastighetsbyrån men som i sin primära uppgift är underställd talmannen och generalsekreteraren) är inte funktionellt. Med hänsyn till de ovan relaterade förändringarna i omvärlden finns det all anledning att koncentrera säkerhetsuppdragen och se över sättet att leda säkerhetsfunktionen.

Riksdagens talman tillsatte den 27 juni 2003 en arbetsgrupp för att utreda frågan om säkerheten i riksdagen (säkerhetsarbetsgruppen). Gruppen överlämnade sin rapport till riksdagens talman i maj 2004. Enligt rapporten finns det tre sätt att omorganisera säkerhetsfunktionen:

• genom att slopa den särskilda tjänstehierarkin, varvid säkerhetschefen rapporterar till byråchefen,

• genom att låta en enhet på byrånivå ta hand om alla säkerhetsfrågor, varvid säkerhetschefen rapporterar till förvaltningsdirektören, eller

• genom att inrätta en enhet på avdelningsnivå för säkerhetsfrågor, varvid säkerhetschefen rapporterar till generalsekreteraren.

Utifrån de tre alternativen kan man härleda två ledningsmodeller:

• den nuvarande matrismodellen, där säkerhetschefen har ledningsansvaret för säkerhetsfunktionen inom alla de delar av organisationen där säkerhetsfrågor hanteras

• en ny linjeorganisation under en säkerhetsdirektör där denne leder en enhet bestående av alla säkerhetstjänstemän i riksdagen.

Säkerhetsarbetsgruppen föreslog att säkerhetsfunktionen blir en egen enhet på avdelningsnivå. Den ska ledas av en chef med administrativt linjeansvar och till den ska överföras alla tjänstemän som arbetar med säkerhetsuppdrag i riksdagen.

2.2. Inrättande av en säkerhetsenhet

Talmanskonferensens förslag bygger på de flesta punkter på säkerhetsarbetsgruppens förslag.

Talmanskonferensen anser att ledningsförhållandena, ansvarsfördelningen och organisationsstrukturen bör ses över när det gäller säkerhetsfunktionen. Det ska inte gå att rucka på dem, om det inte finns tvingande skäl till det under undantagsförhållanden.

Talmanskonferensen föreslår att säkerhetsfunktionen omorganiseras genom att det inrättas en säkerhetsenhet ledd av en säkerhetsdirektör. Säkerhetsdirektören rapporterar till talmannen och generalsekreteraren. Den säkerhetspersonal som arbetar på andra enheter flyttas över till den nya enheten.

Personalen vid den nya säkerhetsenheten består av en säkerhetsdirektör, en säkerhetsförman, säkerhetskontrollörer, de tjänstemän på sektionen för expeditionsservice som har hand om passagekontrollen vid entréerna samt talmännens chaufförer.

Samtidigt bestäms vem som ansvarar för säkerhetsfunktionens olika delområden. Särskilt för följande delområden behövs detaljerade regler avseende ledningsförhållanden och ansvariga tjänstemän:

• säkerhetsstyrning
• informationssäkerhet (inkluderar datakommunikations-, maskinvaru-, programvaru- och informationsmaterialsäkerhet)
• lokalsäkerhet
• passagekontroll
• personsäkerhet
• säkerhetsinformation
• säkerhetsutbildning och säkerhetsövningar
• säkerhetsklarering av utomstående
• arbetssäkerhet
• miljösäkerhet
• räddnings- och skyddsverksamhet (brand, räddning och ABC-skydd)
• beredskapsplanering (inkluderar planer för kontinuitetsskydd, störningar under normala förhållanden samt undantagsförhållanden) och
• myndighetssamarbete.

Dessa åtgärder bidrar till en tydligare säkerhetsorganisation och säkerställer att enheten kan reagera snabbt i alla situationer. En organisationsmodell lik den föreslagna förekommer i många europeiska parlament, bl.a. i Tyskland och Norge.

3. Förslagets konsekvenser

Förslaget får ekonomiska konsekvenser i och med den nya säkerhetsdirektörstjänsten (A 31). De årliga merkostnaderna för den nya tjänsten är ca 18 000 euro. Den nuvarande säkerhetschefstjänsten (A 28) föreslås bli indragen.

Säkerhetspersonalen påverkas inte numerärt av förslaget. Det är tänkt att personalen ska kunna arbeta effektivare i den nya organisationen då överlappande arbeten försvinner. Förslaget tar också sikte på större säkerhet i arbetet då ensamarbete i säkerhetsuppdrag blir mindre frekvent.

4. Ärendets beredning

Riksdagens kanslikommission godkände den 10 juni 2004 säkerhetsarbetsgruppens rapport samt, i vägledande syfte, rapportens förslag. Talmanskonferensens förslag har tagits fram av en tjänstemannagrupp som kanslikommissionen tillsatte samma dag.

5. Andra omständigheter som påverkat förslaget

Säkerhetsarbetsgruppen kommer i sin rapport med förslag till hur säkerhetspersonalens kompetens och arbetsinsatser kunde förbättras. Förslagen bygger på att personalen får utbildning och att ledningen vidareutvecklas. Hopkopplat med den föreslagna nya organisationen utgör detta en ändamålsenligt paket.