Eduskunnan päätöksen mukaisesti
muutetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 2 §:n 1 momentin 14 kohta, 3 §:n 1, 4 ja 5 momentti, 14 §:n 2 momentti, 26 §:n 4 momentin 3 kohta ja 5 momentin 3 kohta, sellaisena kuin niistä on 3 §:n 4 momentti laissa 710/2021, sekä
lisätään 2 §:n 1 momenttiin uusi 15 ja 16 kohta, lakiin uusi 13 a §, 26 §:n 4 momenttiin uusi 4 kohta ja 5 momenttiin uusi 4 ja 5 kohta sekä lakiin uusi 6 a luku seuraavasti:
2 §
Määritelmät
Tässä laissa tarkoitetaan:
Muuttamaton osa säädöstekstistä on jätetty pois
14) koneluettavalla muodolla tiedostomuotoa, jonka rakenne mahdollistaa sen, että ohjelmistot pystyvät helposti yksilöimään, tunnistamaan ja poimimaan siitä tietoaineistoja, yksittäisiä tietoja sekä niiden rakenteita;
15) automaattisella ratkaisumenettelyllä toimintaprosessia, jossa asia ratkaistaan hallintolain (434/2003) 53 e §:ssä tarkoitetulla tavalla automaattisesti;
16) käsittelysäännöillä luonnollisen henkilön ennalta laatimia automaattisen tietojenkäsittelyn ohjaamiseen tarkoitettuja sääntöjä.
3 §
Lain soveltamisala ja sen rajoitukset
Tätä lakia sovelletaan tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja, jollei muualla laissa toisin säädetä. Tämän lain 6 a lukua sovelletaan automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönottoon ja käyttöön. Mitä tässä laissa säädetään viranomaisesta, sovelletaan myös yliopistolaissa (558/2009) tarkoitettuihin yliopistoihin ja ammattikorkeakoululaissa (932/2014) tarkoitettuihin ammattikorkeakouluihin.
Muuttamaton osa säädöstekstistä on jätetty pois
Mitä tämän lain 4 luvussa, 22—24 ja 25—27 §:ssä sekä 6 a luvussa säädetään tiedonhallintayksiköstä ja viranomaisesta, sovelletaan yksityisiin henkilöihin tai yhteisöihin taikka muihin kuin viranomaisena toimiviin julkisoikeudellisiin yhteisöihin siltä osin kuin ne hoitavat julkista hallintotehtävää. Yksityisiin henkilöihin ja yhteisöihin sekä muihin kuin viranomaisena toimiviin julkisoikeudellisiin yhteisöihin sovelletaan lisäksi, mitä 4 ja 28 §:ssä säädetään tiedonhallintayksiköstä, niiden käyttäessä julkista valtaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla tai kun mainittu laki on säädetty erikseen sovellettavaksi niiden toiminnassa. Edelleen yksityisiin yhteisöihin ja muihin kuin viranomaisena toimiviin julkisoikeudellisiin yhteisöihin sovelletaan, mitä tämän lain 19 §:n 2 momentissa sekä 24 a ja 24 b §:ssä säädetään viranomaisesta niiden käyttäessä julkista valtaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla.
Tätä lakia ei sovelleta Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin. Tämän lain 13 a §:ää ja 6 a lukua sovelletaan kuitenkin Ahvenanmaalla toimiviin valtion viranomaisiin niiden hoitaessa sellaisia valtakunnan lainsäädäntövaltaan kuuluvia viranomaistehtäviä, joissa tehdään hallintolain 53 e §:ssä tarkoitettuja asian automaattisia ratkaisuja.
13 a §
Häiriötilanteista tiedottaminen ja varautuminen häiriötilanteisiin
Viranomaisen on viipymättä tiedotettava sen tietoaineistoja hyödyntäville, jos sen tiedonhallintaan kohdistuu häiriö, joka estää tai uhkaa estää viranomaisen tietoaineistojen saatavuuden. Viranomaisen on tiedotettava häiriön tai sen uhkan arvioidusta kestosta, mahdollisuuksien mukaan korvaavista tavoista hyödyntää viranomaisen tietoaineistoja sekä häiriön tai uhkan päättymisestä.
Viranomaisen digitaalisten palvelujen ja muiden sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttökatkoista tiedottamisesta yleisölle säädetään digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 4 §:n 2 momentissa.
Tiedonhallintayksikön on selvitettävä sen tietoaineistojen käsittelyn, tietojärjestelmien hyödyntämisen sekä niihin perustuvan toiminnan jatkuvuuteen kohdistuvat olennaiset riskit. Tiedonhallintayksikön on riskiarvioinnin perusteella valmiussuunnitelmin ja häiriötilanteissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muilla toimenpiteillä huolehdittava, että sen tietoaineistojen käsittely, tietojärjestelmien hyödyntäminen ja niihin perustuva toiminta jatkuvat mahdollisimman häiriöttömästi normaaliolojen häiriötilanteissa sekä valmiuslaissa (1552/2011) tarkoitetuissa poikkeusoloissa.
Viranomaisten yleisestä varautumisvelvollisuudesta poikkeusoloihin sekä valtion tietohallinnon, tiedonkäsittelyn, sähköisten palveluiden, tietoliikenteen ja tietoturvallisuuden järjestämisestä poikkeusoloissa säädetään valmiuslaissa.
14 §
Tietojen siirtäminen tietoverkossa
Muuttamaton osa säädöstekstistä on jätetty pois
Käyttäjän tunnistamisesta yleisölle tarjottavissa digitaalisissa palveluissa säädetään digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetussa laissa.
26 §
Asiarekisteriin rekisteröitävät tiedot
Muuttamaton osa säädöstekstistä on jätetty pois
Viranomaisen laatimista asiakirjoista rekisteröidään ainakin:
Muuttamaton osa säädöstekstistä on jätetty pois
3) laatimisajankohta;
4) asiakirjan lähettämisajankohta ja lähettämistapa.
Asiarekisteriin rekisteröidään lisäksi asiasta ainakin:
Muuttamaton osa säädöstekstistä on jätetty pois
3) viranomaisen toimenpiteet ja niissä käsitellyt asiakirjat käsittelyvaiheittain;
4) viranomaisen tekemän asiankäsittelyn päättävän ratkaisun ajankohta;
5) tarvittaessa viranomaisen lähettämien asiakirjojen tiedoksiantotapa.
6 a luku
Automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönotto ja käyttö
28 a §
Tehtäväjaon ja käsittelysääntöjen dokumentointi
Viranomaisen on dokumentoitava tässä luvussa säädettyjen velvollisuuksien toteuttamisesta vastuussa olevien henkilöiden tehtäväjako.
Viranomaisen on varmistettava, että automaattisen ratkaisumenettelyn käsittelysäännöt dokumentoidaan riittävän selkeästi ja kattavasti niin, että niiden lainmukaisuus voidaan osoittaa. Erityisesti käsittelysäännöistä on käytävä ilmi:
1) miten ratkaisumenettelyn syrjimättömyys varmistetaan;
2) miten asia selvitetään riittävästi ja asianmukaisesti, mukaan lukien kuuleminen;
3) miten ratkaisu perustellaan tai miksi se voidaan jättää perustelematta.
Viranomaisen on merkittävä dokumentaation muodostaviin asiakirjoihin hyväksymispäivämäärä sekä asiakirjan hyväksyjä, jonka tehtävänä on tarkastaa asiakirjan sisällön lainmukaisuus. Viranomaisen on säilytettävä hyväksytyt asiakirjat vähintään viisi vuotta automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä poistamista seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.
Viranomaisen on varmistettava, että vähintään viiden vuoden ajan asian ratkaisemisesta voidaan osoittaa, millä käsittelysäännöillä yksittäinen asia on ratkaistu automaattisesti ja missä vaiheissa luonnollinen henkilö on osallistunut asian käsittelyyn.
28 b §
Laadun varmistaminen
Viranomaisen on varmistettava ennen automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönottoa ja menettelyä käytön aikana muutettaessa, että menettely vastaa 28 a §:n 2 momentissa tarkoitettua dokumentaatiota.
Viranomaisen on varmistettava hyvä kielenkäyttö automaattisesti laadittavissa asiakirjoissa, jotka annetaan asianosaiselle.
Laadun varmistamisen keskeiset toimenpiteet on dokumentoitava.
Viranomaisen on nimettävä automaattisen ratkaisumenettelyn laadun varmistamisesta vastuussa oleva henkilö.
28 c §
Laadunvalvonta ja virhetilanteiden käsittely
Viranomaisen on valvottava automaattisesti ratkaistavien asioiden laatua ja sisällöllistä virheettömyyttä sekä hallittava automaattiseen ratkaisumenettelyyn liittyviä riskejä käyttöönoton jälkeen.
Viranomaisen on ryhdyttävä viipymättä korjaaviin toimenpiteisiin, jos automaattisessa ratkaisumenettelyssä havaitaan virhe, jolla voi olla vaikutus ratkaisun sisältöön. Havaittu virhe, sen vaikutukset ja virheen korjaamista koskevat toimenpiteet on dokumentoitava. Viranomaisen ratkaisussa olevan virheen korjaamisesta säädetään erikseen.
Viranomaisen on nimettävä automaattisen ratkaisumenettelyn laadunvalvonnasta ja virhetilanteiden käsittelystä vastuussa oleva henkilö.
28 d §
Päätös käyttöönotosta
Toimintaprosessista vastaavan viranomaisen on tehtävä ennen automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönottoa päätös (käyttöönottopäätös). Käyttöönottopäätöksen on sisällettävä vähintään:
1) perustelut, joista on ilmettävä käyttöönoton edellytykset ja sovelletut säännökset;
2) luettelo käyttöönottopäätöksen perusteena olevista asiakirjoista;
3) suunniteltu käyttöönottopäivämäärä ja päätöksen tekemisen ajankohta;
4) tieto päätöksentekijästä;
5) viranomaisen yhteystieto, josta saa lisätietoa automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä.
Käyttöönottopäätös on tehtävä lisäksi muutoksista, jotka edellyttävät käyttöönoton edellytysten arviointia uudelleen.
Viranomaisen on säilytettävä käyttöönottopäätös vähintään viisi vuotta automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä poistamista seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.
28 e §
Tiedottaminen
Viranomaisen on julkaistava voimassa oleva käyttöönottopäätös yleisessä tietoverkossa verkkosivustollaan.
Viranomaisen on tiedotettava asioiden automaattisesta ratkaisemisesta toimialallaan, automaattisen ratkaisumenettelyn käytön perusteista ja muista asiakkaan oikeuksien kannalta keskeisistä tiedoista 28 a §:n 2 momentissa tarkoitettuun dokumentaatioon ja käyttöönottopäätökseen perustuen. Tiedot on julkaistava yleisessä tietoverkossa viranomaisen verkkosivustolla.
28 f §
Tietojen käyttö
Viranomaisen on riskiarvioinnin perusteella varmistettava,että automaattisessa ratkaisemisessa hyödynnettävien tietojen ajantasaisuus ja virheettömyys varmistetaan asianmukaisin teknisin toimenpitein.
28 g §
Julkisyhteisön työntekijän virkavastuu
Viranomaisen palveluksessa olevaan julkisyhteisön työntekijään sovelletaan hänen tässä luvussa tarkoitettuja tehtäviä hoitaessaan virkamiehen rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä, viraltapanoseuraamusta lukuun ottamatta.
Voimaantulopykälä tai –säännös alkaa
Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .
Viranomaisen on saatettava toimintansa 13 a §:n mukaiseksi 18 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.
Asianhallinta on järjestettävä 26 §:n 4 momentin 4 kohdan ja 5 momentin 4 ja 5 kohdan vaatimusten mukaiseksi 18 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.
Ennen tämän lain voimaantuloa käyttöön otetusta automaattisesta ratkaisumenettelystä on hyväksyttävä 28 a §:n 2 momentissa tarkoitettu dokumentaatio 28 a §:n 3 momentin mukaisesti 18 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta.
Ennen tämän lain voimaantuloa käytössä olleesta automaattisesta ratkaisumenettelystä on tehtävä 28 d §:ssä tarkoitettu käyttöönottopäätös 18 kuukauden kuluessa tämän lain voimaantulosta, jotta ratkaisumenettelyn käyttöä voidaan jatkaa. Tällaiseen päätökseen on merkittävä ratkaisumenettelyn käyttöönoton ajankohta, jos se on viranomaisen tiedossa, sekä tieto siitä, että se on otettu käyttöön ennen tämän lain voimaantuloa.
Tämän lain 28 a §:n 1 ja 4 momenttia sekä 28 b, 28 c, 28 e ja 28 f §:ää sovelletaan ennen tämän lain voimaantuloa käyttöön otettuun automaattiseen ratkaisumenettelyyn 18 kuukauden kuluttua tämän lain voimaantulosta.